Madewira

Keberadaan aplikasi yang menganut pola GTD (Getting Things Done) belakangan ini kehadirannya dirasakan sangat berguna, terutama bagi pekerja yang selalu dikejar oleh deadline. Namun seberapa efektifkah GTD diperlukan untuk menunjang produktivitas Anda jika dibandingkan dengan pola konvensional seperti Calendar?

GTD sebetulnya merupakan pola manajemen tindakan atau action management yang diciptakan serta telah menjadi merk dagang oleh David Allen Company.

David Allen memaparkan manajemen waktu / time-management adalah ungkapan yang keliru. Sebaliknya, yang harus dilakukan adalah mengelola tindakan kita dalam satu rentang waktu, sebagaimana kutipan berikut ini:

You can't manage time, it just is. So "time management" is a mislabeled problem, which has little chance of being an effective approach. What you really manage is your activity during time, and defining outcomes and physical actions required is the core process required to manage what you do.

Di lingkungan sistem operasi Mac OS X, ada beberapa aplikasi GTD yang dikemas istimewa, salah satunya adalah iGTD dan Thinking Rock (cross-platform).

Keistimewaan GTD lebih terletak pada fase untuk meraih dua elemen utama dalam pola manajemen waktu, yaitu: Control (pengendalian) dan Perspective (sudut pandang).

Fase tersebut dijabarkan GTD kedalam lima fase berikut ini:

1. Collect

   Fase awal ini bertujuan untuk mengumpulkan data yang dibutuhkan dalam pekerjaan. Data tersebut dapat diraih dengan cara mencatat setiap hal yang penting kedalam media apapun. Untuk selanjutnya, kita sebut data yang terkumpul ini sebagai tong. Sangat dianjurkan untuk mengosongkan tong Anda minimal satu minggu sekali guna menghindari stress akibat pekerjaan.

2. Process

   Fase kedua adalah memproses tong yang telah kita isi sebelumnya. Proses ini memiliki pola kerja yang seringkali diabaikan oleh pekerja, yaitu:

   1. Mulailah selalu dari urutan teratas.
   2. Bekerjalah hanya dengan satu pekerjaan dalam satu waktu.
   3. Jangan pernah mengembalikan lagi pekerjaan ke dalam tong.
   4. Apabila sebuah pekerjaan membutuhkan tindakan, lakukan salah satu hal berikut:
      • Kerjakan, atau
      • Serahkan kepada orang lain, atau
      • Tunda.
   5. Apabila sebuah pekerjaan tidak membutuhkan tindakan, lakukan:
      • Arsipkan, atau
      • Buang, atau
      • Catat untuk ditindaklanjuti belakangan.

3. Organize

   Fase ini bertujuan untuk mengelompokkan pekerjaan yang membutuhkan perhatian khusus. Beberapa hal yang dapat dilakukan dalam fase ini, adalah:

   • Mengetahui Tindakan Selanjutnya

     Contoh: Apabila sebuah pekerjaan berupa "Membuat Konsep", maka tindakan selanjutnya adalah "Mengajukan Konsep" dan diikuti oleh tindakan lainnya kemudian.

   • Jadikanlah sebagai Proyek

     Setiap rencana tanpa didukung oleh tindakan nyata belum dapat disebut sebagai Proyek. Maka disini hal yang dapat dilakukan adalah menjadikan setiap rencana tersebut sebagai tindakan nyata.

   • Menunggu

     Kadangkala saat pekerjaan diserahkan kepada orang lain, atau terjadi sebuah hal yang tidak diduga dan mengharuskan pekerjaan untuk ditunda, maka buatlah penanda agar kita selalu ingat ada sebuah pekerjaan yang harus diselesaikan.

   • Dilakukan Kelak

     Tak semua hal dapat kita kerjakan dalam waktu dekat ini. Contohnya, Kursus Bahasa Mandarin bersama teman-teman, Memasak, atau lainnya. Catat saja dan kelak saat Anda memiliki waktu luang, hal tersebut dapat dilakukan.

4. Review

   Dalam fase keempat ini, setiap hal yang telah dilakukan pada fase sebelumnya akan ditera ulang efektivitasnya, tingkat prioritas, ataupun langkah-langkahnya guna memastikan tak ada tindakan yang belum dilakukan.

5. Do

   Fase terakhir adalah menjalankan semua hal yang telah ditentukan sebelumnya.

Calendar memiliki cukup banyak keterbatasan apabila digunakan sebagai tolok-ukur dalam setiap fase dalam pekerjaan Anda. Calendar disini tampaknya hanya tepat digunakan sebagai:

• Pencatat rutinitas Anda,
• Meeting, ataupun
• Appointment / Janji.

Serta untuk mencatat kepentingan lainnya yang telah memiliki waktu dan tempat yang pasti.

Sedangkan GTD, ia mampu memberikan sentuhan baru dalam setiap sisi dinamis pekerjaan Anda agar terasa lebih luwes dan menyenangkan.

Apabila Anda adalah freelancer, mengapa tidak mencoba GTD sekarang juga?